Material de apoyo:

  Proceso de Evaluación del Desempeño

 



Administrativos


Profesores

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Dirección de Recursos Humanos.

Julio del 2003


Introducción:

El presente manual tiene como finalidad apoyar al colaborador y jefe a facilitar el proceso de evaluación del desempeño que deberá aplicarse de manera semestral. El proceso busca mejorar el desempeño mediante la evaluación oportuna y sistemática de los resultados del trabajo del personal.
La evaluación del desempeño permite detectar las fortalezas y áreas de oportunidad que tiene el empleado en el desarrollo y desempeño de sus funciones  en él puesto que ocupa.

El proceso radica en establecer de manera conjunta (jefe-colaborador) los objetivos a cumplir de manera semestral, así como las competencias que se requiere que el empleado desarrolle en el ejercicio de sus funciones y responsabilidades. Durante el semestre se dará seguimiento a los objetivos, con el fin de garantizar el cumplimiento de los mismos y efectuar, si así se requiere, las modificaciones y/o adecuaciones pertinentes que correspondan en su caso. Al finalizar el semestre el empleado obtendrá retroalimentación y se evaluará de manera conjunta el cumplimiento de los objetivos.

 
Ventajas:

Mejora el desempeño del empleado.

Permite un acercamiento entre jefe-empleado.

Evita prejuicios y procesos poco objetivos de evaluación.

Motiva al empleado a cumplir con los objetivos establecidos.

Alinea las preocupaciones del Campus en objetivos individuales y grupales

Orienta al empleado a dirigir sus labores a los resultados de la organización.

Ayuda a la planeación y desarrollo del plan de vida y carrera del empleado.

Puede ayudar a determinar nuevas políticas de compensación. 
Permite identificar y alinear las funciones de cada puesto.
Permite avalar promociones o transferencias  de puesto.

Detecta las necesidades de capacitación y desarrollo.  

 

Es necesario mencionar, que la importancia de implementación de dicho instrumento ayuda a enfatizar el compromiso y reto por ser mejores cada día, fomentando la cultura de calidad y mejora continua permanente en el Campus.

 

Evaluación del Desempeño.

¿ Qué es la administración por objetivos ?


El sistema de administración por objetivos es un sistema práctico que establece las metas para posteriormente, llevar a cabo los planes y transformarlos en realidades; requiere de creatividad y motivación de jefes y colaboradores, quienes centrándose en su realidad se ponen a pensar a dónde desean llegar, y a partir de ahí empiezan a planear qué actividades hacer para cristalizar lo deseado.

 

Las organizaciones requieren de las personas para alcanzar sus objetivos organizacionales, es por ello que las organizaciones están constituidas principalmente por personas. Personas y organizaciones se necesitan y buscan alcanzar sus objetivos con un mínimo de costo, de tiempo, de esfuerzo y de conflicto.

Hay quienes creen que los objetivos significativos sólo se deben determinar para los directivos, ya que ellos son los que tienen la responsabilidad directa en algunas fases de los resultados operativos. Sin embargo, es justamente necesario establecer objetivos para todos los niveles, ya que es cada uno de los grupos y de los individuos que con su colaboración hacen posible el logro de los objetivos de la organización.

Características de los objetivos.

Para que a un objetivo se le determine como tal, es importante que reúna ciertas características:

·         Tener un fin definido. Es importante que el personal conozca el fin del objetivo. Habrá algunos objetivos que en su redacción fácilmente se entienda el fin, pero habrá otros en los que será necesario explicar cuál es el fin buscado; que el colaborador conozca el fin de un objetivo es de trascendental importancia, ya que generalmente el ser humano se motiva a lograr algo cuando existe un fin determinado que dé sentido a su acción.

·         Significar un reto alcanzable. Debe ser susceptible de lograrse, no deberá ser irreal, ya que no alcanzarlo crearía desmotivación entre el personal, sin embargo deberá implicar un reto para la persona de manera que permita desarrollar todas sus capacidades y habilidades en el logro del mismo.

·         Ser específico y claro. Debe tener una redacción que pueda ser entendible por todo el personal involucrado.

·         Ser medible. Deber ser susceptible de medirse, es decir deberá tener un indicador claro que permita posteriormente medir el cumplimiento logrado. Por ejemplo: “El área de atención al público deberá tener una evaluación en el servicio no menor a 1.5”.

·         Ser congruente y coherente con la misión y visión de la organización. Alineado y enfocado al fortalecimiento de éstas. Evitar la incongruencia ayuda a lograr objetivos fuertes y realistas, también manda un mensaje claro y consistente a todos los integrantes de la organización. Cuando se presentan objetivos incongruentes el personal se siente confundido, desorientado y se corre el riesgo de que haya desánimo, cuando lo que debe buscarse es despertar interés y compromiso para lograr la excelencia en las operaciones.

·         Definir fecha límite de cumplimiento. Fortalece el sentido de responsabilidad y disciplina, por consiguiente, obliga a efectuar una planeación adecuada para su cumplimiento. Por el contrario, el no establecer una fecha límite equivaldría simplemente a pensar en deseos, cuando los objetivos pretenden realidades.

·         Definir responsables de cumplimiento. Es indispensable definir al responsable, así como cuál será la tarea o tareas específicas a realizar, definiéndose las características del resultado esperado.

·         Definir responsable de dar revisión sistemática, a las fases del plan establecido, para asegurar su cumplimiento. Debe preverse quién estará constantemente dando seguimiento a los planes trazados, ya sea revisando el grado de avance, sugiriendo ajustes o apoyando actividades, para evitar que los responsables sean distraídos por las rutinas diarias y normales de trabajo, que pudieran impedir el logro de las metas propuestas. La responsabilidad puede recaer directamente en el líder de departamento; o en su caso el líder puede facultar a alguien que por su experiencia y conocimiento pueda dársele esta importante función de monitoreo de actividades, que permitan el logro de resultados propuestos.


Para entender mejor lo anteriormente mencionado, se presentan algunos ejemplos:

 

Objetivos no verificables

 

 

Objetivos verificables

Lograr una utilidad razonable.

Alcanzar un rendimiento sobre la inversión de 20 % al final del año fiscal en curso.

Mejorar la comunicación.

Publicar una carta informativa mensual de dos páginas a partir del 1 Agosto, 2002, que nos lleve menos de 40 horas de trabajo.

Mejorar la productividad del departamento de producción.

Incrementar la  comunidad estudiantil en 5 % para Enero del 2002, sin costos adicionales, manteniendo el nivel de calidad actual.

Desarrollar mejores administradores.

Diseñar y llevar a la práctica un programa interno de 40 horas sobre los fundamentos de la administración dirigido a los administradores, mismo que debe complementarse el 1 de Octubre de 2002, y que no lleve mas de 200 horas de trabajo del staff de desarrollo administrativo. Al menos 90 % de los gerentes deben pasar un examen (especificar).

Instalar un sistema de computación.

Instalar un sistema computarizado de control en el departamento de producción para diciembre 31 de 2002, que no exija mas de 500 horas de trabajo de análisis de sistemas. Durante los primeros nueve meses de operación el sistema no debe tener más de 10 % de ocioso.

Congruencia de los objetivos.

Al revisar los objetivos de las diferentes áreas o departamentos de una organización, hay que hacerlo con un sentido práctico y realista, con los pies firmes sobre la tierra para que no haya incongruencia entre ellos, ejemplos:

·         Aumentar la productividad en una fábrica y bajar drásticamente los costos de mantenimiento.

·         Mejorar en un restaurante el nivel de servicio y disminuir meseros.

·         Aumentar utilidades y lograr una mayor participación en el mercado, cuando quizá se tenga que disminuir precios para atraer más a los clientes, etc.

Evitar la incongruencia ayuda a lograr objetivos fuertes y realistas, también manda un mensaje claro y consistente a todos los integrantes de la organización. Cuando lo que debe buscarse es despertar interés y compromiso, para lograr la excelencia en las operaciones.

Clases de objetivos.

Los resultados de la organización básicamente se encuentran impactados por dos diferentes clases de objetivos:

Objetivos operacionales, técnicos o financieros.

Ø       Aumentar las ventas (en cierto porcentaje).

Ø       Disminuir los costos (en cierto porcentaje).

Ø       Aumentar el volumen de producción o servicios (en cierto porcentaje)

Ø       Mejorar la calidad de producción o servicios con base en...

Ø       Disminuir errores de operación.

Ø       Adquisición y desarrollo de tecnología con menor costo.

Ø       Mejoramiento financiero (especificar).

Ø       Disminución de riesgos.

Objetivos relacionados con el factor humano.

Ø       Integración y desarrollo de equipos de trabajo.

Ø       Mejoramiento de sistemas de promoción y transferencias.

Ø       Implantación de programas de adiestramiento, capacitación y desarrollo.

Ø       Mejoramiento de sistemas de trabajo.

Ø       Desarrollo de sistemas que permitan facilitar que el personal se sienta realmente comprometido con la organización.

Ø       Optimización de sistemas de compensaciones.

Por salud de la organización, los líderes de la misma deben cuidar incluir siempre objetivos relacionados con el factor humano, que sirvan como nutriente básico para encauzar a la organización hacia altos niveles de desempeño.

Nadie conoce mejor su trabajo que aquel que lo realiza. Este principio básico se debe tomar en cuenta en las organizaciones cuando determinamos objetivos, no hacerlo significa desperdiciar una importante fuente de información, conocimiento y experiencia. El líder de hoy tiene que desligarse de la vieja costumbre de decidir sin consultar a su gente, lujo que en el pasado se permitieron las organizaciones.

Cómo mejorar el establecimiento de objetivos y los resultados en la organización.

Una buena técnica para mejorar lo constituye el cuestionar lo que realizaremos, por consiguiente el individuo podrá contestar de forma breve, las siguientes preguntas:

á      ¿Por qué hacemos esto?

á      ¿Para qué sirve?

á      ¿Qué pasa si no lo hago?

á      ¿Cómo hace esto la competencia y qué resultados ha tenido?

á      ¿Podemos simplificar este proceso?

á      ¿Qué están haciendo algunas organizaciones exitosas que nosotros no estamos haciendo?

á      ¿Cuándo fue la última vez que pensamos seriamente en las necesidades y requerimientos de nuestros clientes?

á      ¿Qué cosa esperan nuestros clientes (internos o externos) que aún no les hemos dado?

á      ¿Qué parece imposible que pueda dar a mis clientes, que si lograra hacerlo mejorarían significativamente los resultados de la organización?

á      ¿Qué podemos hacer para que nuestro personal aumente su nivel de contribución para mejorar los resultados de la organización?.

Los cuestionamientos anteriores y muchos mas, es conveniente que los realicen las organizaciones y los individuos que la integran, deben hacerse con un sentido altamente crítico, pero a la vez mezclado con un enfoque positivo y creativo que tenga como finalidad mejorar la productividad de cualquier organización.

Competencias.

Las competencias, son: "comportamientos que algunas personas dominan mejor que otras, y que las hace más eficaces en una determinada situación", en éstas englobamos conocimientos, habilidades y actitudes que, puestos en acción, diferencian a unas personas de otras.

Las competencias pueden observarse en una situación cotidiana de trabajo, cuando se presentan como aptitudes positivas, características personales y conocimientos adquiridos.

Una persona presenta un perfil de competencias adecuado cuando demuestra las habilidades y comportamiento requeridos para llevar a cabo determinadas misiones o tareas.

El rol del líder.

El rol del líder en la organización es hacer todo lo necesario para lograr que puedan convertirse en realidad los objetivos propuestos; lo cual exige utilizar toda su experiencia y creatividad para alcanzar resultados satisfactorios. El líder debe hacerse algunos de los siguientes cuestionamientos para revisar y asegurar que los objetivos tengan la consistencia necesaria para asegurar su cumplimiento:

¿ Tenemos una adecuada planeación de las actividades, que es necesaria realizar, para alcanzar lo propuesto?

¿ Están claramente definidos qué, cómo, quién, cuándo, dónde y por qué?

¿ Se cuenta con apoyos necesarios para asegurar su logro ?

¿ Está el personal técnicamente preparado para asegurar su cumplimiento ?

¿ Qué posibles obstáculos pueden presentarse y cuál va a ser mi rol como líder para superarlos ?

¿ Qué mecanismo de control es necesario implementar para asegurar su alcance ?

¿ Existe un plan de contingencia para afrontar desviaciones en objetivos de alto riesgo ?

¿ Están claramente delimitadas las responsabilidades?, entre otras.

El líder deberá dedicar todo el tiempo que sea necesario para efectuar un programa realista de actividades y asegurar el cumplimiento de las metas propuestas.

Los equipos de éxito hacen que sus miembros sean responsables tanto individual como conjuntamente para servir a los propósitos, las metas y el enfoque del equipo. Teniendo con claridad la responsabilidad de grupo e individual.

Conclusión.

Un sistema de evaluación de objetivos es de suma utilidad, ya que establece metas a cumplir para mejorar la efectividad de la empresa u organización. Gran parte de las veces se determinan objetivos para lograr corregir desviaciones en las organizaciones, lo cual es válido e importante. Esto ha hecho que en algunos lugares se les denominen oportunidades de mejora, esto no significa que únicamente deben encaminarse los objetivos a este rubro, también será importante enfocarlos a áreas donde las operaciones estén funcionando bien, pero sea importante lograr la optimización, es decir, la búsqueda incesante de nuevas y mejores formas de hacer las cosas, sea cualquiera de los enfoques citados que se le dé a los objetivos, los mismos deben constituir una toma de decisiones en el presente para mejorar el futuro de una organización.